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　　在实际工作中，经常会遇到这种情况：需要处理的文件主要内容基本相同，只是具体数据有变化。比如：学生的录取通知书、成绩报告单、获奖证书、请柬等等，如果是一份一份编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，那也是够麻烦的，利用Word邮件合并功能就可以减少重复工作，提高工作效率。

　　邮件合并功能最初源于需要大量处理的邮件。比如，一家公司要给数百个客户发送产品目录，当然，只需要用“亲爱的顾客”就可以解决称呼的问题，但是这样显然没有“亲爱的***顾客”那么亲切。一封邮件，为了一个客户名，就需要不停的“复制”、“粘贴”来产生数百个文档，即便如此，这数百个信封也是全手工填写或者打印，这个时候，只需要一个信封模版，再准备一个数据表格，然后通过Word邮件合并功能，就可以轻松完成这数百封邮件。

　　同样，编制检验报告是检验机构的一项重要工作，随着办公自动化的不断发展，检验机构都采用计算机来管理检验数据和打印检验报告，这项看似简单的工作，由于数据量大操作起来并不轻松，一些检验机构购买专业的软件打印检验报告，但其售价昂贵，操作不够灵活。本文以office2003为实例，简要介绍如何利用Word2003邮件合并功能和Excel2003电子表格互相联用管理检验报告，以供交流,在office2007中也是类似的操作。

　　1．Word2003的邮件合并功能已被广泛应用，主要用于创建套用信函、邮件标签、信封、目录以及大宗电子邮件和传真分发，如果一份一份编辑打印，毫无疑问工作量是相当大的，而且非常麻烦，如果利用邮件合并功能，只要对不同的内容稍做修改就可以实现批量作业，减少了工作的重复性，提高了工作效率。邮件合并进程涉及到三个文档：主文档、数据源和合并文档。

　　2．Excel2003作为日常工作中常用的电子表格软件，可以利用其强大的内置函数公式，使Word2003的邮件合并数据源的数据变得更为方便、准确。根据检验数据的不同需求，选用相应的内置函数公式来完成数据的处理。例如，对于求和、求平均值、求最大值、求标准偏差等计算，可以直接调用公式表中的“SUM、AVERAGE、MAX、STDEV”等函数来实现，从而使检验数据的处理变得简单快捷。

　　3．利用Word2003邮件合并功能和Excel2003电子表格互相联用编制检验报告，能够简单、方便、快捷、准确地实现数据的处理和检验报告的打印，美观规范，有效地提高了数据的准确性和工作效率。

　　1．创建主文档。在Windows操作系统下打开Word2003，创建标准格式的检验报告模板（如图1），将文档保存为“检验报告.doc”。

　　2．创建数据源。利用Excel2003制作一个数据汇总表，将此作为数据源，汇总表的第一行为表头，表头中的每一列对应“检验报告”中的每一个需要填写的项，如报告编号、产品名称、受检单位名称、地址及联系电话等。第二行开始往下，按每一行为单位填写每一份检验报告中应填入的数据，连续填写至最后一行，最后一行的数据即为本批最后一份检验报告中的数据（如图2）。由于每批检验报告中的某些内容是完全一样的，如产品名称、检验类别等，还有一些内容是具有联系性和规律性的，如检验报告编号等，这样我们还可以充分利用Excel2003的自动填充、内置函数公式等功能，快捷的完成数据汇总表的填制，将文件保存为“检验报告记录.xls”。

　　3．邮件合并。在Windows操作系统下打开Word2003“检验报告.doc”文档，在工具菜单下依次选择“信函与邮件”、“邮件合并”、在弹出的对话框中选择“信函”点击下一步、选择“使用当前文档”点击下一步、选择“使用现有列表”点击下一步，从弹出的对话框中选择数据源即“检验报告记录.xls”，点击确定，从工具栏中选择插入合并域，将所需数据一一合并至相对应的栏目内（如图3），如报告编号、产品名称、受检单位名称、地址及联系电话等。从工具栏点击“查看数据合并”按钮，则检验报告中的《XX》全部变成了所需数据（如图4）。此时工具栏中“定位记录”显示为“1”，点击下一记录按钮，则“定位记录”显示为“2”,相对应检验报告中的数据变成了数据源第二行的内容。

　　通过以上三步即可实现利用Word2003邮件合并功能和Excel2003电子表格互相联用编制检验报告，数据准确，操作方便，降低了编辑错误，提高了工作效率。